Eine zentrale Aufgabe jeder Führungskraft ist es zwischen relevanten und nicht relevanten Informationen zu unterscheiden. Eine wichtige Rolle spielt dabei der Kontext, welcher den Rahmen für diese Unterscheidung vorgibt. Dies zu tun ist nicht nur eine der Kernaufgaben von Führungskräften, sondern auch das Fundament individueller und organisationaler Leistung. Dahinter verbirgt sich die Prämisse, dass sich gute Entscheidungen kummulieren und zu eine entsprechend hohen Organisationsleistung führen. Dieser Zusammenhang ist bei weitem nicht neu und in einer Vielzahl von empirischen Studien belegt.

Führungskräfte stehen vor einem Dilema: Informationsmenge versus Informationsqualität

Neu ist jedoch, dass das Angebot an Informationen, die Führungskräften zur Verfügung stehen, um Entscheidungen zu treffen in den letzten Jahren stetig zugenommen hat. Der Fortschritt im Bereich der Digitalisierung und der Künstlichen Intelligenz hat diesen Trend weiter beschleunigt. Hinzu kommt, dass die Menge an Informationen nichts über die Qualität dieser aussagt. Diese Gemengenlage führt dazu, dass sich Führungskräfte in einem Dilemma wiederfinden, dass einerseits durch eine regelrechte Informationflut gekennzeichnet ist. Andererseits ist diese Informationsflut jedoch wenig aussagekräftig und muss mit hohen Transaktionskosten strukturiert und auf den jeweiligen Entscheidungskontext übertragen werden. 

Ein weiteres Problem, das durch diese Flut an Informationen entsteht, manifestiert sich auf organisationaler Ebene. Je mehr Informationen zur Verfügung stehen, desto größer ist die Angriffsfläche, um diese zu interpretieren, in Frage zu stellen und weitere Bedarfe für neue Informationen einzusteuern. Dies führt im schlimmsten Fall dazu, dass sich eine Organisation in einem selbstverstärkenden Muster bestehend aus Informationsbeschaffung, -interpretation und -neubeschaffung wiederfindet. Für wirksame Führungsinterventionen, die eine Organisation weiterentwickeln und einen positiven Effekt auf deren Leistungsfähigkeit haben bleibt keine Zeit.

Praxisbeispiele

Enterprise IT-Systeme für jeden Zweck fördern Funktionssilos

Unternehmen nutzen eine Vielzahl von Enterprise IT-Systemen. Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme wie SAP, Business Central oder JD Edwards bilden in vielen Unternehmen das digitale Rückgrad für das Tagesgeschäft. Diese werden ergänzt durch spezialisierste Enterprise IT-Systeme, die meist auf die speziellen Anforderungen einzelner Funktionen ausgerichtet sind.

Weit verbreitete Beispiele sind Customer Relationship Management Systeme (CRM) wie Sales Force, Microsoft Dynamics oder Hubspot für den Vertrieb, Supplier Relationship Management Systeme (SRM) für den Einkauf, Manufacturing Execution Systeme (MES) für die Produktion und Management Informationssysteme (MIS) im Controlling und der Unternehmenssteuerung. 

Alle diese Systeme bilden einen funktionalen Ausschnitt des Unternehmens ab. Dies spiegelt sich in einer Vielzahl an Dashboards und Berichten wider, welche die jeweilige Funktion in Form von Kennzahlen, Analyse, Kommunikationsverläufen etc. abbilden. Als Führungskraft sieht man sich entweder mit Funktionssilos konfrontiert, oder man investiert viel Zeit und Aufwand, um die einzelnen funktionalen Ausschnitte so gut wie möglich zu einem Gesamtbild zu integrieren.

Data Analytics-Plattformen ermöglichen „Data Crunching“ und Deep Dives“ – Der Überblick für Führungskräfte bleibt meist auf der Strecke.

Eine Möglichkeit, um die funktionalen Ausschnitte von Enterprise IT-Systemen zu vernetzen sind Data Analytics-Plattformen wie Databricks oder Microsoft Fabric. Diese Systeme ermöglichen es alle relevanten Daten in einem sogenannten Datensee (Data Lake) vorzuhalten. Diese Daten zu visualisieren, übernehmen in der Regel Business Intelligence Systeme wie PowerBI oder Superset. 

Diese Kombination ermöglicht es Führungskräften umfangreiche Datananalysen über unterschiedliche Funktionen und Domänen hinweg durchzuführen. Sogenannte „Drill Downs“ bieten die Möglichkeit, bis auf eine Belegebene in das den Daten zu Grunde liegende System wie SAP, Sales Force etc. zu springen. Diese Funktionalität geht jedoch mit einer entsprechend hohen Komplexität einher: Umfangreiche Filteroptionen und eine Vielzahl von Visualisierungselementen bilden die Grundlage für tiefergehende Analysen. Der schnelle Überblick in Bezug auf Abweichungen, Risiken und Chancen, welche einem „Deep Dive“ vorgelagert ist, bleibt meist auf der Strecke.

Kennzahlen Bingo: Das Angebot dominiert die Nachfrage oder doch umgekehrt?

Enterprise IT-Systeme generieren eine Masse von Daten, die unmittelbar in dem System in einer Vielzahl von konfigurierbaren Dashboards visualisiert werden. Data Analytics-Plattformen führen diese Daten zusammen und bilden die Grundlage für weitere Visualisierungen und tiefergehende Analysen. Als Führungskraft bietet diese Flut an Informationen ungeahnte Möglichkeiten Kennzahlen zu formulieren, detaillierte Analysen durchzuführen und darauf basierend wiederum neue, verbesserte Kennzahlen abzuleiten.

Das Problem ist, dass die Vielzahl an verfügbaren Daten in Kombination mit den technischen Möglichkeiten diese zu sammeln, zu analysieren und zu verfeinern zu dem eingangs erwähnten Muster führen kann. Anstatt sich um Führungsinterventionen zu kümmern, welche das Unternehmen weiterentwickeln, fließt viel Zeit und Energie in die endlose Datenanalysen und Kennzahlendiskussionen.

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, welche Lösungen es gibt, die Führungskräften unterstützen den maximalen Nutzen aus der Masse an verfügbaren Informationen zu ziehen, ohne die damit einhergehenden Nachteile zu haben.

Der Lean Management Klassiker: Analoges Shopfloor Management

Der Klassiker unter den Führungswerkzeugen, der Abhilfe bei der vorgestellten Leadership Challenge schafft, ist Shopfloor Management (SFM). SFM hat seinen Ursprung im Lean Management und nutzt eine Vielzahl von Führungsprinzipien, die auf physischen Boards direkt am Shopfloor zur Anwendung kommen. Auf jedem der Boards werden die für das jeweilige Team relevanten Kennzahlen, Maßnahmen, Probleme und Informationen visualisiert.

Damit schafft SFM nicht nur eine hohe Transparenz, sondern unterstützt Führungskräfte auch dabei den Fokus auf die wirklich relevanten Informationen zu legen. Der Nachteil von SFM ist, dass es sich dabei um ein vollständig analoges Führungswerkzeug handelt. Jegliche Informationen müssen physisch in Form von Ausdrucken, Templates oder handschriftlichen Notizen vorbereitet und auf den Boards dokumentiert werden. Hinzu kommt, dass analoges SFM eine vor Ort Präsenz direkt an dem physischen Board erforderlich macht. Eine virtuelle Zusammenarbeit über Standorte und Teams hinweg ist damit nicht möglich.

Das flexible Team-Wiki: Atlassian Confluence

Ein weiteres Führungswerkzeug, das stärker in der digitalen Welt verankert ist, als das klassische analoge SFM ist Confluence. Dabei handelt es sich um eine cloudbasierte Lösung, die es Führungskräften ermöglicht individuelle Teamseiten zu erstellen. Diese lassen sich beispielsweise ähnlich wie ein SFM-Board strukturieren, sodass die für ein Team relevanten Informationen verfügbar sind. Zudem verfügt Confluence über Funktionen, um Kennzahlen zu visualisieren und Aufgaben zu dokumentieren.

Als Team-Wiki ist Confluence auf die Zusammenarbeit in Unternehmen ausgerichtet. Dies spiegelt sich in der hohen Flexibilität Teamseiten individuell zu gestalten wider. Damit einher geht jedoch der Nachteil, dass bestimmte für Führungskräfte relevante Funktionen wie Abweichungsmanagement, Maßnahmenmanagement etc. in Confluence nicht verfügbar sind.

Ganzheitliches Business Performance Management: AgilityVisual

Ein Führungswerkzeug, dass entwickelt wurde, um genau das Problem der Informationsüberflutung zu lösen ist AgilityVisual. Dabei handelt es sich um eine neuartige Business Performance Management Plattform, die auf einer Ebene oberhalb der Enterprise IT-System und Data Analytics Plattformen aufsetzt. Im Mittelpunkt von AgilityVisual stehen vernetze digitale Boards, die es Führungskräften ermöglichen alle für sie relevanten Informationen zur Strategie, zu Kennzahlen, Zielen, Projekten und Maßnahmen in einer Plattform zu visualisieren.

Sobald die Führungskraft definiert hat, welche Informationen visualisiert werden sollen, werden die relevanten Daten über Konnektoren angebunden. Damit fallen die Transaktionskosten weg, die durch das Springen zwischen unterschiedlichen Dashboards verursacht werden. Zeigt sich im Führungsalltag, dass weitere Informationen notwendig sind, oder die vorhandenen Informationen angepasst werden müssen, lässt sich dies in AgilityVisual innerhalb von Minuten umsetzen.

Informationen sind Fluch und Segen zugleich. Den Unterschied macht in der Regel nicht die Menge an Informationen, sondern deren Relevanz und Qualität. Insbesondere Führungskräfte stehen täglich vor der Herausforderung zu entscheiden, welche Informationen als Grundlage für die Entscheidungsfindung herangezogen werden sollen. Vor diesem Hintergrund haben wir einen Blick auf drei Werkzeuge geworfen, die es Führungskräften ermöglichen, die tägliche Flut an Informationen bestmöglich zu strukturieren und für Führungsinterventionen zu nutzen.