Eine Einführung in Leistungskennzahlen (KPIs): Was sind sie und wie lassen sie sich einsetzen?
Warum sollten Sie sich für Leistungskennzahlen interessieren?
Ein beliebtes Sprichwort in Unternehmen lautet: „Was gemessen wird, wird auch umgesetzt“. Leistungskennzahlen oder Englisch Key Performance Indicators (KPIs) sind das Werkzeug der Wahl für jede Führungskraft: Sie sind Messgrößen, die bei der Strategieentwicklung, der Leistungsmessung und der Zielsetzung zum Einsatz kommen. Sie unterstützen die Entscheidungsfindung, indem sie Ziele in den Vordergrund rücken und einen Rahmen für die Analyse bieten. KPIs sind eines von mehreren Instrumentarien, die Unternehmen dabei helfen, sich in die gewünschte Richtung zu entwickeln.
Contents
- Warum sollten Sie sich für Leistungskennzahlen interessieren?
- Was ist eine Leistungskennzahl (KPI)?
- Was sind gängige Beispiele für Leistungskennzahlen (KPIs)?
- Was sind die Vorteile von Leistungskennzahlen (KPIs)?
- Was sind die Schwächen von Leistungskennzahlen (KPIs)?
- Wie man Leistungskennzahlen (KPIs) in der Praxis einsetzt
- Ein Fallbeispiel: Unfälle in Organisationen
- KPIs verbinden Ziele mit Zielsetzungen und Strategien
- Alternative Konzepte zu Leistungskennzahlen
- Fazit
- Die Kernaussagen im Überblick
- Referenzen und weiterführende Literatur
Was ist eine Leistungskennzahl (KPI)?
In Organisationen ist es von entscheidender Bedeutung, jederzeit einen guten Überblick darüber zu haben, was gerade vor sich geht. Dies kann viele Formen annehmen, und es gibt unzählige Ansätze, dies zu erreichen. Die Einführung sogenannter KPIs – Key Performance Indicators – ist einer davon.
KPIs lassen sich allgemein als „spezifische Messgrößen für die Leistung einer Person, eines Teams oder einer Abteilung“ definieren. (Law, 2016). Sie spiegeln entscheidende Erfolgsfaktoren oder Misserfolge wider und können genutzt werden, um die aktuelle Leistung zu verstehen und sich besser auf zukünftige Leistungen vorzubereiten.
KPIs sind in der Regel Kennzahlen (Zahlen, Prozentsätze, Skalen usw.), die den Status einer Einheit zu einem bestimmten Zeitpunkt widerspiegeln. Eine Einheit kann in diesem Zusammenhang alles Mögliche sein, angefangen bei einer Organisation über einen Prozess bis hin zu einer Maschine oder einer anderen Art von System.
Mit anderen Worten: Ein KPI quantifiziert den Status quo einer bestimmten Sache. Es handelt sich um eine Kennzahl, die dabei hilft, wichtige Entwicklungen zu identifizieren, zu messen, zu dokumentieren und zu steuern. In der Wirtschaft ist dies äußerst nützlich: KPIs reduzieren die Komplexität vieler verschiedener Prozesse und fassen das Geschehen in einer einzigen Zahl zusammen. Dies kann Aufschluss über vergangene Entwicklungen und zukünftige Richtungen geben.
Was sind gängige Beispiele für Leistungskennzahlen (KPIs)?
KPIs blicken auf eine äußerst lange Geschichte in der praktischen Anwendung zurück. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie sie in verschiedenen Bereichen eingesetzt wurden:
- KPIs im Finanzwesen: Messung der Umsatzrendite, der Kapitalrendite
- KPIs im operativen Geschäft: Effizienzkennzahlen, Durchlaufzeit, Stückzahl pro Tag
- KPIs im Gesundheitswesen: durchschnittliche Verweildauer im Krankenhaus, Behandlungskosten pro Patient, Sterblichkeitsrate pro Krankenhaus
- KPIs im Bankwesen: Höhe des Vermögens, Anzahl der Kredite, Kundenbindung
- KPIs im Einzelhandel: erwartete Rendite, Kundenzufriedenheit, Umsatz pro Filiale
- KPIs in der Teamarbeit: abgeschlossene Projekte, zufriedene Kunden
- KPIs im Bereich der sozialen Unternehmensverantwortung: erzielte Kooperationen mit Stakeholdern, gespendete Gelder
KPIs sind nur dann aussagekräftig, wenn sie im jeweiligen Kontext betrachtet werden. Während ein Produktivitäts-KPI hoch sein sollte, sollten KPIs im Gesundheitswesen wie die Sterblichkeitsrate niedrig sein. Daher dürfen KPIs nicht für bare Münze genommen werden. Zudem sind nicht alle KPIs gleichwertig. Wer mit einem KPI arbeitet, muss über ein tiefgreifendes Verständnis der Organisation verfügen: Die Person muss in der Lage sein, „wichtigere, strategiegetriebene Kennzahlen von den gewöhnlichen Kennzahlen zu unterscheiden“ (Bauer, 2004).
Was sind die Vorteile von Leistungskennzahlen (KPIs)?
KPIs werden im Management schon seit langem eingesetzt. Die zahlreichen Vorteile, die mit dem Einsatz von KPIs verbunden sind, sind einer der Gründe, warum sie überhaupt so beliebt sind. Welche Vorteile bieten KPIs und lassen sie sich in jedem Umfeld anwenden?
KPIs helfen dabei, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen
Es gibt zwei Dinge, über die sich viele Unternehmen wahrscheinlich einig sind: Effizienz ist wichtig, und Zeit ist Geld. KPIs sind äußerst nützlich, um die vielen miteinander verflochtenen Prozesse und Aktivitäten in Unternehmen zu bewerten. Sie können dazu beitragen, Zeit zu sparen und die Effizienz im Management zu steigern.
KPIs können dazu dienen, Ziele zu formulieren und deren Umsetzung zu messen
KPIs steigern die Effizienz in der Kommunikation
Kommunikation braucht Zeit, insbesondere in komplexen und unvorhersehbaren Situationen. In einer VUCA-Welt ist Kommunikation der Schlüssel zu einer schnellen Anpassung an neue Umstände. KPIs können die Effizienz der Kommunikation steigern, wenn ein solides (Team-)Mentalmodell (Team Mental Models) vorhanden ist. Mit anderen Worten: Wenn Gruppen ein gemeinsames Verständnis und gemeinsame Visionen darüber teilen, wie bestimmte Aufgaben zu bewältigen sind, kann die Vereinbarung von KPIs die Teamarbeit, die Arbeitsmoral und die Leistung fördern.
KPIs bieten eine solide Grundlage für die Entscheidungsfindung
Eines der größten Probleme bei der Entscheidungsfindung sind Verzerrungen. Dies zeigt sich besonders deutlich im Bereich des Managements. Richtig formuliert, können KPIs dazu beitragen, Verzerrungen zu minimieren und den Fokus auf Fakten und Zahlen zu richten. Diese Form des evidenzbasierten Managements trägt dazu bei, die Qualität von Entscheidungen zu steigern und Unsicherheiten durch Risikomanagement zu verringern.
KPIs lassen sich leicht formulieren und entwickeln
KPIs sind an sich nicht komplex – tatsächlich lassen sie sich leicht erstellen und „einrichten“. Eine kurze Analyse der aktuellen Situation bildet den Ausgangspunkt für die Erstellung einer Leistungskennzahl.
Was sind die Schwächen von Leistungskennzahlen (KPIs)?
Es gibt keine „Wunderwerkzeuge“ im Management, die alle Probleme lösen können. Tatsächlich wird häufig angenommen, dass der Kampf um die KPIs gewonnen ist, sobald ein KPI identifiziert, definiert und formalisiert wurde (Bauer, 2005). Das ist jedoch nicht der Fall. Wie viele andere Instrumente weisen auch KPIs Schwachstellen auf, die erwähnt werden sollten:
KPIs neigen dazu, komplexe Sachverhalte zu stark zu vereinfachen
Der Hauptgrund für die Verwendung eines KPI ist die Zusammenfassung komplexer Informationen zu einer einzigen Zahl, die den Status der Organisation widerspiegelt. Dies vereinfacht zwar die Komplexität, kann aber auch zum Verlust wichtiger Informationen führen. Dies muss bei der Entscheidungsfindung unbedingt berücksichtigt werden.
KPIs lassen sich leicht fälschen
KPIs spiegeln den Zustand eines Unternehmens auf einer übergeordneten Ebene wider – ihre Verwendung wird in der Regel nicht hinterfragt, und die Zahlen werden einfach so hingenommen, wie sie sind. Das macht KPIs zu einem leichten Ziel für Manipulationen.
KPIs können falsch interpretiert werden
Die Steuerung von Organisationen und organisatorischen Prozessen mithilfe von Leistungskennzahlen (KPIs) erfordert ein gut aufeinander abgestimmtes Team oder eine Gruppe innerhalb der Organisation, deren Mitglieder alle dasselbe Verständnis der KPIs teilen. Ist dies nicht der Fall, kann es zu Fehlinterpretationen und Missverständnissen kommen, die nicht nur die Entscheidungsfindung behindern, sondern auch zu Konflikten innerhalb des Teams führen können.
Ein KPI reicht in der Regel nicht aus, um das gesamte Unternehmen zu verstehen
Zwar ist die Einfachheit einer der Vorteile von KPIs, doch hat dies zwei Seiten: Die Einfachheit kann zu der Annahme verleiten, dass KPIs auch leicht zu verstehen und zu analysieren sind und dass es folglich auch einfach ist, aus KPIs Schlussfolgerungen zu ziehen. Dies ist jedoch nicht der Fall. Organisationen sind in der Regel weitaus komplexer, als ein einzelner KPI erfassen kann. Daher ist es wichtig, eine Reihe von KPIs zu betrachten und deren Schwächen zu berücksichtigen.
Wie man Leistungskennzahlen (KPIs) in der Praxis einsetzt
Betrachtet man die gesamte wissenschaftliche Literatur, so lassen sich Hunderte von Definitionen und Arten von KPIs ausmachen, die im Laufe der Jahre identifiziert wurden.
Eine gängige Unterscheidung wird von Parmenter (2010) vorgestellt: Es gibt vier Arten von Messgrößen, die für Organisationen nützlich sind und die in Kombination einen KPI bilden können. Diese sollten in chronologischer Reihenfolge betrachtet werden und umfassen:
- Wichtige Ergebnisindikatoren – Wie gut haben Sie abgeschnitten?
- Ergebnisindikatoren – Was haben Sie getan?
- Leistungsindikatoren – Was soll getan werden?
- Leistungssteigerung – KPIs zeigen auf, was getan werden muss
Laut Parmenter lassen sich diese Indikatoren wie eine Zwiebel konzeptionell darstellen. Um einen KPI effektiv nutzen zu können, ist es wichtig, die umgebenden Komponenten zu berücksichtigen: Was sind die wichtigsten Ergebnisse? Was ist auf der Grundlage dieser Ergebnisse bereits geschehen? Was sollte auf der Grundlage dessen, was geschehen ist, noch geschehen? Die Beantwortung dieser Fragen ebnet den Weg zum Verständnis des eigentlichen KPI, der auf der Grundlage von Überlegungen zu Ergebnissen und Leistung aufzeigt, was getan werden muss, um das erwartete Ergebnis zu erzielen.
Ein Fallbeispiel: Unfälle in Organisationen
Nehmen wir einmal an, Sie sind Teil einer Organisation, die Schwierigkeiten hat zu verstehen, warum Unfälle passieren. Um das Problem zu lösen, schlägt jemand vor, KPIs zu nutzen, um die Situation zu messen und anschließend zu verbessern. Wie würden Sie dabei vorgehen? Schauen wir uns einmal an, wie der Einsatz eines KPIs funktionieren könnte.:
Betrachten Sie den KPI im Kontext, um ihn zu verstehen
Sicherheit in Organisationen ist kein isoliertes Phänomen. Vielmehr sind Sicherheitsaspekte in einen breiteren Kontext eingebettet. Dieser Kontext berücksichtigt sowohl den Zustand der Organisation (wie funktioniert die Organisation? Welche Prozesse sind vorhanden?) als auch die sie umgebende Kultur. Die Sicherheitskultur ist ein wichtiger Aspekt bei allen Überlegungen zur Sicherheit am Arbeitsplatz. Ohne eine Kultur, in der sich die Menschen der Sicherheitsvorschriften und ihrer Bedeutung bewusst sind, sind Sicherheitsregeln und -vorschriften möglicherweise nicht so wirksam.
Betrachten Sie darüber hinaus das Zwiebelmodell: Was wurde in diesem Bereich bereits unternommen? Gab es bereits Initiativen zur Verbesserung der Sicherheitskultur und damit zur Verringerung von Unfällen? Was bedeutet das? Die bereits einmal identifizierten Probleme und die erzielten Ergebnisse können Aufschluss über neue oder alte Probleme geben, die Aufmerksamkeit erfordern.
Verstehen Sie, was Sie messen
Nachdem der KPI in den Kontext eingeordnet wurde, sollten die Schlüsselkomponenten identifiziert werden, die gemessen werden sollen. Es ist zwar sinnvoll, mehr als einen KPI zu verwenden, doch zu viele sind ebenfalls nicht vorteilhaft. Zu den KPIs im Zusammenhang mit der Sicherheit in einer Organisation könnten gehören: Wie viele Unfälle ereignen sich in Abteilung X? Wie viele Unfälle ereignen sich im Arbeitsprozess X? Wie viele Unfälle ereignen sich vormittags/nachmittags? Wie viele Unfälle stehen im Zusammenhang mit Fahrlässigkeit? Wie viele KPIs beziehen sich auf strukturelle Mängel? Dies sind jedoch nur einige von vielen Möglichkeiten, das Ziel der Unfallminimierung anzugehen.
Angenommen, es steht bereits fest, dass die Sicherheitskultur das Problem ist, muss dieses zuerst angegangen werden. Ein KPI könnte lauten: Wie viele Besprechungen der Vorgesetzten zum Thema Sicherheit wurden durchgeführt?
Die KPIs festlegen und den Fortschritt überwachen
KPIs sind Instrumente zur Messung eines bestimmten Ist-Zustands in einer Organisation. Sie können jedoch auch maßgeblich die zu ergreifenden Maßnahmen bestimmen und gestalten. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Entwicklung und Überwachung von KPIs ein gemeinschaftlicher Prozess ist, der auf Konsens basiert. KPIs sind keine universellen Lösungen für Probleme; daher ist es wichtig, (zumindest) alle an dem Thema beteiligten Personen einzubeziehen und die Zustimmung der Geschäftsleitung einzuholen, da die gewonnenen Erkenntnisse durchaus zu Änderungen der Prozesse führen können.
Schlussfolgerungen ziehen
Anhand der Ergebnisse der verschiedenen KPIs, die Sie über einen bestimmten Zeitraum definiert haben, lassen sich bestimmte Schlussfolgerungen ziehen. Diese Schlussfolgerungen sind nicht linear – vielmehr ergeben sie sich aus einer sorgfältigen Analyse der verschiedenen Erkenntnisse. Auch hier handelt es sich um einen kollaborativen Prozess, der keine allgemeingültigen Antworten liefert. Während ein KPI, der zeigt, dass morgens viele Unfälle passieren, bedeuten könnte, dass die Mitarbeiter morgens müder sind, könnte er auch darauf hindeuten, dass sich die Teamzusammensetzung zu dieser Zeit negativ auf die Unfallzahlen auswirkt oder dass die Ressourcen, mit denen die Maschinen aufgefüllt werden, fehlerhaft sind.
Daher ist es entscheidend, Verständnis zu bewahren, alle Meinungen anzuerkennen und Schlussfolgerungen zu ziehen, die niemanden benachteiligen. Auch der ständige Verweis auf das Gesamtziel ist nicht hilfreich. Das Erreichen des Ziels (die Reduzierung von Unfällen) besteht aus mehreren Schritten, die wahrscheinlich nicht durch eine einzige Runde der Anwendung und Analyse von KPIs erreicht werden können.
Wiederhole und verfeinere
Wie bereits erwähnt, geben KPIs bestimmte Zeitpunkte wieder. Das bedeutet, dass ein und derselbe KPI im Laufe der Zeit zu unterschiedlichen Ergebnissen führen kann. Die Anwendung einer KPI-Strategie ist daher ein Prozess, der unbegrenzt oft mit denselben oder mit unterschiedlichen Kennzahlen wiederholt werden kann. Veränderung ist kein einmaliger Vorgang, sondern vollzieht sich im Laufe der Zeit. Das ist gut so, denn die Berücksichtigung vielfältiger Aspekte von Organisationen zu unterschiedlichen Zeitpunkten unter Einbeziehung vieler Menschen kann sich positiv auf die Unternehmenskultur insgesamt auswirken und die Kommunikation verbessern.
Nutze Werkzeuge und Technologien
Führungskräfte können auf eine Vielzahl von Werkzeugen und Technologien zurückgreifen, die bei der Identifikation, Forumulierung, Definition und der Überwachung von KPIs unterstützen. Diese reichen von ganzheitlichen Business Performance Management Plattformen wie AgilityVisual bis zu klassischen Management Informationssystemen (MIS), die Führungskräfte bei der Überwachung der Finanzkennzahlen unterstützen.
KPIs verbinden Ziele mit Zielsetzungen und Strategien
Aufgrund der obigen Ausführungen lässt sich mit Sicherheit feststellen, dass KPIs idealerweise mit Zielen verknüpft sein sollten, Ziele wiederum mit Zielsetzungen und Zielsetzungen sollten wiederum in umfassendere Strategien einfließen (Griffin, 2004). Mit anderen Worten: Das Ziel in dieser Situation ist die Reduzierung von Unfällen. Zunächst besteht die Zielsetzung zur Erreichung dieses Ziels darin, die Prozesse zu verstehen und die Komplexität von Unfällen in der Organisation (Kontext) zu erfassen. Anschließend sollten diese Zielsetzungen in übergeordnete Strategien einfließen, die die Organisation Schritt für Schritt und im Laufe der Zeit der Erreichung des Ziels näherbringen. Zu diesen Strategien könnten beispielsweise die Einführung kollaborativer Entscheidungsprozesse, die Umsetzung eines Leistungsmanagements, die Verbesserung der Kommunikationskultur oder ein Führungswechsel gehören.
Alternative Konzepte zu Leistungskennzahlen
Wie bereits erwähnt, sind KPIs eines von unzähligen Managementinstrumenten, die dabei helfen, Kennzahlen für Organisationen festzulegen. Nicht alle Organisationen haben die gleichen Anforderungen, und für manche weisen KPIs möglicherweise einfach zu viele Mängel auf.
Es gibt zwei weitere konzeptionelle Modelle, die ähnlich wie KPIs funktionieren und Leistungskennzahlen messen: Objectives and Key Results (OKRs) und Key Result Areas (KRAs). In manchen Fällen ist es sinnvoll, die drei Modelle gemeinsam einzusetzen, da sie sich gegenseitig ergänzen.
Ziele und Schlüsselergebnisse (OKRs), Schlüsselergebnisbereiche (KRAs) und KPIs schließen sich nicht gegenseitig aus
OKRs können auf verschiedenen Ebenen einer Organisation eingesetzt werden und dabei helfen, angestrebte Ziele und Ergebnisse (Objectives) sowie Zielvorgaben (messbare Ergebnisse) zu formulieren, die zu diesen Zielen führen. OKRs werden häufig im agilen Kontext verwendet und funktionieren in Sprints von 30 bis 90 Tagen. Sie werden regelmäßig überprüft und angepasst.
KRAs hingegen sind entscheidende Bereiche oder strategische Prioritäten, die für Organisationen von Bedeutung sind. Für manche sind KRAs genau die Bereiche, in denen KPIs ihren Ursprung haben: Wenn es einem Krankenhaus beispielsweise darum geht, die Sterblichkeitsrate zu senken, ist der entsprechende KPI eine geringere Zahl von Todesfällen pro Jahr. KRAs sind schwer zu definieren, erleichtern es jedoch, Indikatoren mit strategischen Zielen in Verbindung zu bringen.
Fazit
KPIs sind nützlich und helfen dabei, Maßstäbe für die Ziele einer Organisation zu setzen. Indikatoren, mit denen sich entscheidende Leistungskomponenten messen lassen, tragen dazu bei, Möglichkeiten und Grenzen zu verstehen, und lassen sich in umfassendere strategische Überlegungen einbinden. Doch trotz ihrer Beliebtheit weisen auch KPIs Schwächen auf.
Insgesamt sind sie, wie jedes andere Instrument auch, mit Vorsicht zu betrachten und sollten nicht als unumstößliche Wahrheit angesehen werden. Stattdessen können sie als nützliche Spiegelbilder verschiedener Aspekte im organisatorischen Umfeld betrachtet werden, die wertvolle Erkenntnisse liefern. Entscheidend ist natürlich, was aus diesen Erkenntnissen gemacht wird und wie sie genutzt werden: KPIs sollten gemeinsam entwickelt und überprüft und mit dem internen und externen Kontext verknüpft werden, in den sie eingebettet sind. Darüber hinaus sind KPIs nicht direkt mit Zielen verknüpft, sondern liefern vielmehr Informationen für Strategien zur Erreichung von Teilzielen, die auf ein übergeordnetes Ziel hinwirken.
Die Kernaussagen im Überblick
- Nicht alle KPIs sind gleich: Sie spiegeln bestimmte Aspekte einer Einheit (Prozess, Organisation, System usw.) zu einem bestimmten Zeitpunkt wider.
- KPIs können dazu beitragen, die Messung, Berichterstattung und Steuerung wichtiger Entwicklungen zu unterstützen, um bestimmte Ziele zu erreichen.
- KPIs können in allen Bereichen einer Organisation eingesetzt werden, können jedoch nicht alle Probleme lösen oder universelle Lösungen bieten.
- KPIs sollten gemeinsam mit den Beteiligten entwickelt werden.
- KPIs sollten in ihren Kontext eingebettet sein; daher müssen sie als dynamischer Prozess betrachtet werden und nicht als einzelne, lineare Antwort auf eine Frage.
Referenzen und weiterführende Literatur
Bauer, K. (2004). The Power of metrics - KPIs: Not all metrics are created equal. DM Review, 14 (12), 1-3.
Bauer, K. (2005). KPIs: Avoiding the Threshold McGuffins. DM Review, 15 (4), 1-4. 4
Griffin, J. (2004). Developing strategic KPIs for your BPM system. DM Review, 14 (10), 70.
Law, J. (2016), A Dictionary of Business and Management, 6th edition. Oxford: Oxford University Press.
Parmenter, D. (2010), Key Performance Indicators: Developing, Implementing and Using Winning KPIs, 2nd edition. Hoboken, NJ: Wiley.